DCE 2401

DCE 2401

1. Bagaimanakah untuk membuktikan bahawa seorang penyelia telah menjalankan tugasnya dengan berkesan? (Bincangkan peranan penyelia dalam organisasi @ Bagaimana utk memastikan seorang penyelia berfungsi dengan baik dalam menjalankan tugas)

Jawapan;

1. Seseorang penyelia perlu memahami fungsi sebagai penyelia;

a) Pentadbiran

i) Diri sendiri – Menjadikan diri sebagai penyelia yang proaktif bukannya reaktif

ii) Pekerja – Memperuntukkan ruang untuk meneroka dan meluahkan tekanan, ketegangan dan permasalahan

iii) Organisasi – Merancang dan menggunakan sumber peribadi dan sumber professional secara yang lebih baik

iv) Umum – Memastikan kualiti kerja

b) Pendidikan

i) Memberi ruang secara berterusan kpd pekerja dgn menekankan kandungan dan proses dlm pekerjaan

ii) Membentuk pengetahuan dan kemahiran dalam kerja

iii) Menerima maklumat dan perspektif lain berhubung dengan kerja seseorang pekerja

c) Sokongan

i) Menerima maklumbalas dari segi kandungan dan proses dlm pekerjaan

ii) Memastikan pekerja dilayan dan disahkan sebagai pekerja

iii) Pastikan pekerja tidak dibiarkan bersendirian dlm menghadapi masalah dan cabaran dlm pekerjaan

2. Seseorang penyelia perlu memahami 5 fungsi utama pengurusan iaitu; merancang, menyusun, mengarah, menyelaras dan mengawal

3. Seseorang penyelia perlu mahir tentang kriteria/jenis perancangan iaitu;

i) Misi atau tujuan organisasi

ii) Objektif atau natijah yg diharap untuk dicapai oleh organisasi

iii) Strategi utk mencapai objektif organisasi

iv) Polisi, iaitu satu pernyataan atau persefahaman yg dijadikan panduan organisasi

v) Prosedur, merupakan kaedah atau peraturan pengendalian sesuatu aktiviti organisasi

vi) Program – gabungan matlamat, polisi, prosedur, peraturan dan tugasan, langkah-langkah yang perlu diambil utk pencapaian organisai

vii) Belanjawan – satu pernyataan tentang hasil yang diharapkan dlm bentuk numerical spt wang, jam kerja, unit produk dll.

4. Seseorang penyelia perlu mengetahui langkah-langkah dalam perancangan, saperti;

i) Mengenalpasti peluang-peluang

ii) Membentuk objektif

iii) Membentuk premis

iv) Membentuk tindakan;

a) Menentukan tindakan alternative

b) Menilai tindakan alternative

c) Memilih tindakan

v) Membentuk perancangan sokongan

vi) Membentuk belanjawan

5. Perlu melakukan Delegasi Tugas – komponen yang perlu diambil perhatian;

i) Membahagi tugas kpd kakitangan bawahan

ii) Membenarkan autoriti untuk tindakan yg perlu semasa menjalankan tugas

iii) Mendifinasikan batasan autoriti

iv) Memastikan keseragaman arahan/perintah

v) Membentuk satu obligasi/tanggungjawab/akauntabiliti utk melaksana tugas

2. “Penambahbaikan komunikasi dalam organisasi”. Bincangkan

Jawapan;

1. Memahami proses komunikasi – sender, message, chanel, receiver dan feedback

2. Memahami halangan komunikasi – perception, stereotyping, halo effect, projection, self-serving bias dll

3. Memahami saluran komunikasi – menegak, melintang, kebawah, keatas dan tahap yang sama

4. Memahami proses menjalankan mesyuarat – Fungsi tugas dan fungsi penyenggaraan, Orientasi kumpulan dan Kepimpinan yang dikongsi

5. Menguasai pengucapan awam – teknik-teknik

3. Bagaimanakah cara yang perlu diambil oleh seorang penyelia untuk meningkatkan motivasi pekerja dalam organisasi?

Jawapan;

Seseorang penyelia perlu mengetahui tentang motivasi pekerja, dimana iannya terdiri daripada;

1. Membina Matlamat bagi pekerja dengan cara;

a) Membimbing – memimpin melalui teladan, mewujudkan wawasan dan perjuangan

b) Memahami keperluan dan kemampuan pekerja – hargai kekuatan dan pencapaian, kenalpasti peluang utk pemajuan diri, beri peluang utk laksana tugas

2. Membentuk persekitaran kerja

a) Pendidikan – latihan, berbincang dan membaca, seminar, bengkel dll

b) Pastikan idea pekerja didengar- bentuk persekitaran dimana idea yg diterima melalui latihan perlu dihargai dan dikongsi bersama

c) Pastikan idea pekerja diikuti dengan tindakan- hargai dan cuba laksana idea pekerja, apabila mereka merasa dirinya dihargai, maka produktiviti akan meningkat

3. Membina azam kearah kecemerlangan berasaskan sifat/nilai;

a) Sidiq

b) Amanah

c) Tabligh

d) Fatanah

4. Pembangunan diri;

a) Lakukan kerja yang terbaik

b) Berfikiran positif – akan meningkatkan semangat dan dorongan utk kejayaam

c) Analisis SWOT – kekuatan, kelemahan dan potensi

4. Bincangkan 4 teori berkaitan penyeliaan.

Jawapan;

1. Teori Fungsi -asas- kecekapan maksima datang dari pengkhususan pegawai, susunan kakitangan mengikut hiraki autoriti

2. Teori Membuat Keputusan –asas- kewibawaan organisasi bergantung kepada mutu keputusan, struktur dan fungsi organisasi ditentukan oleh kedudukan

3. Teori X -asas- manusia malas bekerja, memerlukan kawalan dan arahan

4. Teori Y – asas- manusia bukan malas bekerja, memerlukan bimbingan